Hướng dẫn quyết toán thuế cuối năm cho người nước ngoài tại Nhật【2026】Hoàn tất thuế thu nhập cho người đi làm
📋 Mục lục
Người nước ngoài làm việc tại Nhật Bản cũng được áp dụng quy trình quyết toán thuế cuối năm (年末調整 – nenmatsu chōsei) giống như đồng nghiệp người Nhật. Đây là thủ tục tính toán lại số thuế thu nhập đã tạm khấu trừ hàng tháng từ lương (nguồn khấu trừ/源泉徴収) dựa trên thu nhập thực tế và các khoản khấu trừ trong cả năm, rồi điều chỉnh cho đúng. Trong nhiều trường hợp, phần thuế tạm khấu trừ dư sẽ được hoàn trả, nhưng cũng có thể phải nộp thêm nếu số người phụ thuộc giảm đi hay lương tăng đáng kể. Bài này giải thích từ kiến thức cơ bản về quyết toán thuế cuối năm đến những điểm cần lưu ý riêng cho người nước ngoài (người phụ thuộc ở nước ngoài, xử lý khi về nước).
① Quyết toán thuế cuối năm là gì? (Quan hệ với khấu trừ nguồn và khác với xác định thuế như thế nào)
Quan hệ giữa khấu trừ nguồn và quyết toán thuế cuối năm
Khi lĩnh lương hàng tháng, nhân viên công ty sẽ bị tạm khấu trừ một khoản thuế thu nhập ước tính theo "Bảng khấu trừ thuế tại nguồn" do NTA quy định (gọi là khấu trừ nguồn/源泉徴収). Tuy nhiên, đây chỉ là tính toán ước tính theo tháng, nên hầu như không khớp với số thuế thu nhập chính xác tính cho cả năm.
Vì vậy, vào cuối năm, đơn vị sử dụng lao động sẽ tính lại số thu nhập, khấu trừ và thuế chính xác cho cả năm, rồi bù trừ chênh lệch giữa số thuế đã khấu trừ và số thuế thực tế. Đó chính là quyết toán thuế cuối năm. Nếu số thuế đã khấu trừ nhiều hơn thuế thực tế thì phần chênh lệch sẽ được "hoàn trả"; nếu ít hơn thì phải "nộp bù".
Khác biệt với xác định thuế (確定申告)
| Hạng mục | Quyết toán thuế cuối năm | Xác định thuế (確定申告) |
|---|---|---|
| Người thực hiện thủ tục | Đơn vị sử dụng lao động (công ty) đại diện thực hiện | Bản thân khai báo tại cục thuế |
| Đối tượng | Người có thu nhập từ lương (nhân viên công ty, v.v.) | Tất cả người có nghĩa vụ nộp thuế |
| Thời gian thực hiện | Mỗi năm tháng 11〜12 (nộp hồ sơ), điều chỉnh qua lương tháng 12 | Từ 16/2 đến 15/3 năm sau |
| Khấu trừ chi phí y tế | Không thể | Được |
| Khấu trừ vay mua nhà (năm đầu) | Không thể | Được |
| Furusato Nozei (ngoài chế độ one-stop) | Không thể | Được |
| Thu nhập từ tài sản mã hóa·thu nhập phụ | Không thể | Được |
Những khoản khấu trừ không thể xử lý qua quyết toán thuế cuối năm (như khấu trừ chi phí y tế) hoặc khi có thu nhập ngoài lương, cần thực hiện thêm xác định thuế (→Hướng dẫn xác định thuế·thuế cư trú).
② Đối tượng áp dụng và không áp dụng
Đối tượng được áp dụng quyết toán thuế cuối năm
Về nguyên tắc, đối tượng áp dụng là "người có thu nhập từ lương" và đã nộp "Tờ khai khấu trừ người phụ thuộc (異動申告書)" cho đơn vị sử dụng lao động. Bất kể loại tư cách lưu trú, người nước ngoài nhận lương từ công ty Nhật Bản cũng thuộc đối tượng.
Các trường hợp không được quyết toán (cần tự xác định thuế)
Nếu rơi vào các trường hợp dưới đây, không thể giải quyết qua quyết toán thuế cuối năm mà phải tự xác định thuế (theo các điều kiện chính của Luật Thuế Thu nhập).
- Tổng thu nhập từ lương trong năm vượt quá 20 triệu yên
- Nhận lương từ hai nơi trở lên (lương từ nơi không phải chính không được quyết toán cuối năm)
- Tổng thu nhập ngoài lương và thù lao thôi việc vượt 200.000 yên/năm (thu nhập phụ, tự do, lãi tài sản mã hóa, v.v.)
- Nghỉ việc giữa năm mà trong năm đó không tìm được việc mới (không thể nhận quyết toán sau khi nghỉ)
- Muốn xin các khoản khấu trừ không thể thực hiện qua quyết toán cuối năm như khấu trừ chi phí y tế, Furusato Nozei
③ Lịch trình quyết toán thuế cuối năm
④ 3 biểu mẫu cần nộp
Các tài liệu chính cần nộp trong quyết toán thuế cuối năm gồm 3 loại sau (tùy trường hợp có thể cần thêm tài liệu).
| Tên tài liệu | Nội dung chính cần điền | Nộp cho |
|---|---|---|
| ① Tờ khai khấu trừ người phụ thuộc (Dị động) của người có thu nhập lương | Thông tin vợ/chồng·thân nhân phụ thuộc (gồm cả người ở nước ngoài), khấu trừ người khuyết tật, v.v. | Đơn vị (nộp hàng năm) |
| ② Tờ khai khấu trừ phí bảo hiểm của người có thu nhập lương | Số tiền khấu trừ phí bảo hiểm nhân thọ, phí bảo hiểm động đất, phí đóng góp doanh nghiệp nhỏ, v.v. (iDeCo, v.v.) | Đơn vị |
| ③ Tờ khai khấu trừ cơ bản kiêm khấu trừ vợ/chồng kiêm điều chỉnh thu nhập của người có thu nhập lương | Ước tính tổng thu nhập của bản thân, thông tin thu nhập vợ/chồng, đăng ký áp dụng khấu trừ cơ bản | Đơn vị |
Về việc điền bằng tiếng nước ngoài
Tất cả các biểu mẫu đều phải điền bằng tiếng Nhật. Họ tên thường viết bằng chữ Latin (theo hộ chiếu), nhưng một số đơn vị có thể yêu cầu ghi bằng tiếng Nhật (katakana). Nếu không rõ, hãy hỏi nhân viên nhân sự của đơn vị.
⑤ Các khoản khấu trừ chính mà người nước ngoài có thể sử dụng trong quyết toán cuối năm
Khấu trừ cơ bản
Đây là khoản khấu trừ cơ bản mà tất cả người nộp thuế đều được hưởng. Mức khấu trừ thay đổi theo tổng thu nhập (về mức tối đa và cách giảm dần, vui lòng xem thông tin của NTA cho năm tương ứng). Chỉ cần nộp "Tờ khai khấu trừ cơ bản" là được áp dụng.
Khấu trừ vợ/chồng·Khấu trừ vợ/chồng đặc biệt
Áp dụng khi vợ/chồng cùng sống chung (cả ở Nhật lẫn ở nước ngoài nếu đáp ứng điều kiện) có thu nhập dưới mức nhất định. Mức khấu trừ thay đổi theo thu nhập của bản thân. Đăng ký qua "Tờ khai khấu trừ cơ bản kiêm khấu trừ vợ/chồng".
Khấu trừ người phụ thuộc (thân nhân cư trú trong nước)
Áp dụng khi thân nhân phụ thuộc (từ 16 tuổi trở lên) có thu nhập dưới mức nhất định. Mức khấu trừ thay đổi theo độ tuổi và tình trạng khuyết tật.
Người phụ thuộc cư trú ở nước ngoài (quan trọng)
Có thể đưa người thân (bố mẹ, v.v.) sống ở nước ngoài vào diện khấu trừ người phụ thuộc, nhưng từ năm 2023 (Reiwa 5), điều kiện đã được thắt chặt hơn.
| Độ tuổi người phụ thuộc ở nước ngoài | Điều kiện được áp dụng khấu trừ |
|---|---|
| Từ 16 tuổi đến dưới 30 tuổi | Thu nhập dưới 480.000 yên (đáp ứng điều kiện khấu trừ người phụ thuộc thông thường) |
| Từ 30 tuổi đến dưới 70 tuổi | Chỉ áp dụng khi thuộc một trong các trường hợp sau: ① Du học sinh (đang học tại cơ sở giáo dục nước ngoài) ② Người khuyết tật ③ Nhận chuyển tiền từ 380.000 yên trở lên/năm |
| Từ 70 tuổi trở lên | Thu nhập dưới 480.000 yên (áp dụng với tư cách người phụ thuộc cao tuổi) |
Khi đưa người phụ thuộc ở nước ngoài vào diện khấu trừ, cần nộp "Tài liệu chứng minh quan hệ thân nhân" và "Tài liệu chứng minh chuyển tiền" (xem danh sách tài liệu do NTA quy định). Tài liệu nước ngoài cần kèm bản dịch tiếng Nhật. Xem chi tiết tại Hướng dẫn khấu trừ người phụ thuộc ở nước ngoài.
Khấu trừ phí bảo hiểm xã hội
Có thể khấu trừ phần phí bảo hiểm xã hội (lương hưu quốc dân, bảo hiểm y tế quốc dân, v.v.) tự mình đóng (ngoài phần công ty khấu trừ trực tiếp). Phần công ty đã khấu trừ thì đơn vị nắm rõ, không cần ghi vào biểu mẫu. Nếu có phần tự đóng (ví dụ: tự đóng phí bảo hiểm y tế quốc dân cho gia đình), hãy ghi số tiền đó vào "Tờ khai khấu trừ người phụ thuộc".
Khấu trừ phí bảo hiểm nhân thọ·Khấu trừ phí bảo hiểm động đất
Phí bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí cá nhân, bảo hiểm chăm sóc y tế do công ty bảo hiểm trong nước Nhật phát hành (đến mức nhất định), cũng như phí bảo hiểm động đất đều là đối tượng khấu trừ. Đính kèm "Giấy chứng nhận khấu trừ" do công ty bảo hiểm gửi vào "Tờ khai khấu trừ phí bảo hiểm" và nộp.
Khấu trừ phí đóng góp doanh nghiệp nhỏ (phí đóng iDeCo)
Nếu đã tham gia iDeCo (Lương hưu đóng góp cá nhân/個人型確定拠出年金), toàn bộ phí đóng sẽ là đối tượng khấu trừ thu nhập (khai báo trong "Tờ khai khấu trừ phí bảo hiểm"). Đây là chế độ có hiệu quả tiết kiệm thuế cao, nếu chưa tham gia hãy xem xét (→Hướng dẫn iDeCo).
⑥ Những điều không thể xử lý qua quyết toán cuối năm và cần xác định thuế riêng
Các khoản khấu trừ và khai báo sau không thể thực hiện qua quyết toán thuế cuối năm, cần xác định thuế riêng.
- Khấu trừ chi phí y tế: Khoản khấu trừ khi tổng chi phí y tế trong năm vượt mức nhất định. Khai báo qua xác định thuế (→Hướng dẫn khấu trừ chi phí y tế).
- Khấu trừ vay mua nhà (chỉ năm đầu): Giảm thuế nhà ở chỉ cần xác định thuế ở năm đầu. Từ năm thứ 2 có thể áp dụng qua quyết toán cuối năm (→Hướng dẫn vay mua nhà cho người nước ngoài).
- Furusato Nozei (trường hợp không áp dụng chế độ one-stop): Nếu quyên góp cho hơn 5 địa phương hoặc phải xác định thuế thì không thể dùng one-stop, cần khai báo khấu trừ tiền quyên góp qua xác định thuế (→Hướng dẫn Furusato Nozei cho người nước ngoài).
- Tài sản mã hóa·thu nhập phụ ngoài lương (vượt 200.000 yên/năm): Khi tổng thu nhập ngoài lương vượt 200.000 yên thì cần xác định thuế (→Hướng dẫn thuế tài sản mã hóa).
- Khấu trừ tiền quyên góp (đảng chính trị, NPO được công nhận, v.v.): Khấu trừ tiền quyên góp ngoài Furusato Nozei cũng khai báo qua xác định thuế.
- Khấu trừ tổn thất linh tinh: Khấu trừ tổn thất do thiên tai, trộm cắp, biển thủ. Khai báo qua xác định thuế.
⑦ Quan hệ giữa quyết toán thuế cuối năm và thuế cư trú
Nội dung quyết toán thuế cuối năm (hoặc xác định thuế) sẽ được dùng để tính thuế cư trú (thuế tỉnh/都道府県民税 + thuế thành phố/thị trấn/市区町村民税) của năm tài chính tiếp theo. Cụ thể, "Báo cáo trả lương" mà đơn vị nộp cho cục thuế cũng được gửi đến từng thành phố/thị trấn/xã, từ đó xác định số thuế cư trú của mỗi người.
Thuế cư trú được tính dựa trên thu nhập năm trước và nộp trong vòng một năm từ tháng 6 năm sau (nếu khấu trừ từ lương thì bắt đầu từ lương tháng 6 năm sau). Khai báo đầy đủ các khoản khấu trừ trong quyết toán cuối năm sẽ giúp tính đúng thu nhập làm cơ sở cho thuế cư trú.
⑧ Lưu ý khi về nước·nghỉ việc
Trường hợp về nước·xuất cảnh giữa năm
Khi xuất cảnh giữa năm và trở thành người không cư trú, có thể cần thực hiện thủ tục liên quan đến thu nhập tính đến thời điểm xuất cảnh.
| Tình huống | Thủ tục |
|---|---|
| Nghỉ việc trước khi xuất cảnh và không tìm được việc trong năm đó | Về nguyên tắc cần xác định thuế (tháng 2〜3 năm sau). Tuy nhiên trong một số trường hợp đơn vị (nơi đã nộp "Tờ khai khấu trừ người phụ thuộc") có thể thực hiện quyết toán cuối năm (hỏi đơn vị) |
| Vẫn làm ở cùng đơn vị sau khi xuất cảnh (công tác nước ngoài, v.v.) | Lương từ ngày trở thành người không cư trú trở đi bị khấu trừ 20,42% với tư cách thu nhập nguồn gốc trong nước (không thuộc quyết toán cuối năm). Phần trước khi xuất cảnh được quyết toán bình thường |
| Sau khi xuất cảnh có thu nhập cần xác định thuế | Có thể cần chỉ định "Đại diện quản lý thuế" để ủy thác thủ tục khai báo, hoặc khai báo trước khi xuất cảnh |
Trường hợp nghỉ việc (nghỉ trước cuối năm)
Quyết toán thuế cuối năm thường dựa trên lương tháng 12. Nếu nghỉ việc giữa năm và không tìm được việc mới trong năm đó thì không được quyết toán cuối năm, phải tự xác định thuế (từ 16/2 đến 15/3 năm sau).
Nếu xác định thuế sau khi nghỉ việc, trong trường hợp số thuế đã khấu trừ nhiều hơn thực tế, tùy điều kiện có thể được hoàn thuế.
Lương hưu rút một lần khi về nước
Người nước ngoài đã tham gia lương hưu Nhật Bản (厚生年金·国民年金) khi về nước, trong một số điều kiện nhất định có thể yêu cầu "lương hưu rút một lần" (脱退一時金). Về thủ tục thuế của khoản này, vui lòng xem Hướng dẫn lương hưu rút một lần.
⑨ Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Nguồn tham khảo
- NTA (国税庁)「Cách thực hiện quyết toán thuế cuối năm (Phiên bản Reiwa 6) ↗」
- NTA「No.1180 Khấu trừ người phụ thuộc ↗」
- NTA「No.1195 Khấu trừ vợ/chồng đặc biệt ↗」
- NTA「No.1160 Khấu trừ người khuyết tật ↗」
- NTA「No.1191 Khấu trừ vợ/chồng ↗」
- NTA「No.1182 Điều kiện áp dụng khấu trừ người phụ thuộc cư trú nước ngoài ↗」
- NTA「No.1411 Khoản vay nhà ở thuộc diện khấu trừ đặc biệt vay mua nhà ↗」
- Điều 121 Luật Thuế Thu nhập (Điều kiện không phải xác định thuế của người có thu nhập lương)
* Quyết định thuế cuối cùng vui lòng xác nhận với chuyên gia thuế hoặc cục thuế. Chế độ và số tiền có thể thay đổi.